Migratie 3 webshops van Magento naar Lightspeed

Vraagstelling

De initiële vraag was om de 3 shops te upgraden naar de laatste Magento versie. Daar zochten ze een projectmanager voor met kennis van E-commerce. Voor een nieuwe webshop had het bedrijf dit al eerder geprobeerd, maar helaas zonder succes. Met dit vraagstuk ben ik aan de slag gegaan.

Al snel werd duidelijk dat Magento, hoe krachtig ook, niet goed past bij de organisatie. Braca Europe is een compact bedrijf zonder IT afdeling. Veel zinniger was het om een e-commerce platform te kiezen dat meer "plug & play" is. Daarnaast grepen we de situatie ook aan om direct een stap voorwaarts te maken in automatisering, betere inzichten in verkoopcijfers te krijgen en een kleine oppoetsbeurt van de logo's mee te nemen.

Inventariseren

Als eerste heb ik een zo compleet mogelijk beeld geschetst van de huidige situatie + de wensen om te verbeteren. Met welke partners wordt er nu gewerkt voor bijvoorbeeld fulfilment en administratie, welke betaalprovider en welke online marketingkanalen worden ingezet? Kunnen er stappen gemaakt worden tav het importeren van producten (nu handmatig), hoe krijgen we betere inzichten in de financiële administratie, in welke handelingen willen we tijdswinst behalen en wat van de huidige situatie moeten we straks ook nog kunnen?
Na een eerste inventarisatie van e-commerce platforms hebben we dieper ingezoomd op Shopify en Lightspeed. Beide zeer geschikt. Op basis van prijs en partners (zowel voor migratie als voor design) hebben we gekozen voor Lightspeed.

Keuzes maken

De keuze voor Lightspeed ging hand in hand met de keuze voor Online Distributeur (partner voor de migratie van alle data) en Shopmonkey (partner om het gekozen Gibbon thema op maat aan te passen). De wensenlijst was behoorlijk, veel daarvan hebben we direct meegenomen, maar er zijn ook heel wat zaken uitgesteld voor na de eerste oplevering. Achteraf had een nog strakkere fasering zinnig geweest. Na de definitieve keuzes voor deze partners en specifieke apps start de fase om de migratie voor te bereiden.

Inrichten en maatwerk

Het is een volledige verhuizing en in feite richt je het bedrijf helemaal opnieuw in. Dat betekent veel keuzes maken, schakelen met alle relevante partners, nieuwe koppelingen leggen en dat allemaal stroomlijnen. Zowel intern als extern. Parallel hebben we ook de logo's een oppoetsbeurt gegeven. Natuurlijk niet zonder discussie ;-)

Naarmate de tijd vordert wordt de testshop completer en completer, zowel voor- als achterkant transformeert in wat we voor ogen hadden. Het proces kan van A-Z (van aanmaken product t/m bestellen - bezorgen - afboeken voorraad etc.) getest worden en het aantal open eindjes wordt steeds kleiner. Uiteindelijk valt een heel groot deel van de puzzel in elkaar en zijn we klaar om de knop om te zetten voor de 3 shops.

Live gaan en door ...

Live gaan met 3 shops tegelijk is natuurlijk spannend. Er zijn altijd zaken die je over het hoofd ziet of waar je simpelweg pas in de live situatie achter kunt komen. Ook kun je een flinke dip in organische verkeer verwachten en is het natuurlijk afwachten hoe de reacties zijn van de vaste klanten. De eerste sale in de nieuwe situatie is een super gaaf moment!

Na live gaan worden de meest urgente zaken direct opgelost en in de weken die volgen wordt er verder gefinetuned. Ook het organische verkeer begint zich weer te herstellen na enkele weken. Alles normaliseert en het wordt inzichtelijk dat diverse KPI's beter performen. Migratie is succesvol!

Klaar? Nee, er ligt nog een flinke wensenlijst met zaken om op te pakken. Het is een geweldige basis om door te bouwen en de business op te gaan schalen.